Iedereen die in een kantooromgeving heeft gewerkt, kan waarschijnlijk getuigen van de tijdrovende aard van dagelijkse zakelijke vergaderingen. Elke dag duiken dezelfde problemen weer op. Heeft u vandaag een vergadering? Zo niet, wanneer kunnen we die dan inplannen? Vergaderingen die regelmatig plaatsvinden hebben de neiging vervelend en eentonig te worden, vooral omdat veel voorkomende vragen en zorgen over hetzelfde onderwerp steeds opnieuw worden besproken. Vergaderingen zijn zo saai omdat ze onvoldoende visuele stimulatie bevatten. Visuele stimulatie is een van de beste manieren om onze concentratie te verbeteren en saaie gesprekken om te zetten in levendige discussies. Het geheim zit hem in het geven van fysieke aanwijzingen aan mensen om zich tijdens vergaderingen te concentreren op visuele informatie. Lees verder voor meer informatie: Wat zijn visuele notulen?
Wat zijn visuele minuten?
Visuele notulen zijn vergaderingen waarin deelnemers tekenen, schilderen of visuele voorstellingen maken van een discussieonderwerp. Ze gebruiken visuals om te communiceren en een verhaal te creëren met hun ideeën en meningen, waardoor iedereen die bij de vergadering betrokken is meer betrokken en productiever blijft.
Als u ooit hebt geprobeerd een gesprek te voeren over een bepaald onderwerp, maar moeite had om geconcentreerd te blijven omdat iedereen zich verveelde, weet u hoe belangrijk visuals zijn voor effectieve communicatie. Visuele aanwijzingen zorgen ervoor dat mensen hun energie op de informatie kunnen richten, zodat ze hun hersenen niet hoeven te belasten met onnodige tekst. Mensen kunnen dan uit de vergadering komen met een idee van wat er is besproken en besloten, in plaats van achter te blijven met verwarrende modewoorden en frustrerend vage uitleg.
Hoe bestrijdt u de negatieve effecten van een saaie vergadering?
De beste manier om de negatieve effecten van een saaie vergadering te bestrijden is ze in de eerste plaats te voorkomen. Als je weet dat de vergadering tijdverspilling zal zijn en dat alle betrokkenen zich stierlijk zullen vervelen, plan hem dan niet. Als je een trend ziet van steeds dezelfde problemen tijdens vergaderingen, dan heb je een kans om er iets aan te doen.
Wanneer u visuals voor een vergadering ontwerpt, zorg dan voor visuele aanwijzingen die de deelnemers een auditieve en tastbare ervaring bieden. Dit kan zo eenvoudig zijn als het plaatsen van kaarten met notities erop in de ruimte en verfrommelde stukjes papier onder stoelen om de aandacht te vestigen op het feit dat ze daar zitten. Een van de beste manieren om een saaie vergadering tegen te gaan is deze interactief, boeiend en visueel te maken. Visuele aanwijzingen zoals visuele notities, visuals, foto's, grafieken en diagrammen zijn een geweldige manier om dit te doen. Deze visuele aanwijzingen helpen mensen zich te concentreren op de discussie en leggen vast wat er is besproken, wat nuttig kan zijn als er een beslissing moet worden genomen of een vervolgactie moet worden ondernomen.
Manieren om elke vergadering te verbeteren met visuele activiteiten
Hier zijn manieren om elke vergadering te verbeteren met visuele activiteiten:
-
Visuele notities – Maak visuele notities om de aandacht te vestigen op belangrijke punten en visuals in vergaderingen. Dit kunnen notities zijn die op post-its of indexkaarten zijn geschreven, of afbeeldingen. Als er een visueel element is, zoals een grafiek, foto of diagram, maak daar dan ook een notitie voor. Aantekeningen bij visuals helpen mensen te visualiseren en zich erop te concentreren, waardoor het gemakkelijker te begrijpen is en er actie uit voortkomt.
-
Visuele hand-outs – Maak visuele hand-outs om visuele notities aan te vullen met het visuele aspect. Als er een presentatie is, maak er dan een visuele hand-out van om de geschreven informatie aan te vullen. Als er een groot document is, zoals een rapport of een witboek, maak er dan een visuele hand-out van om het dynamischer en boeiender te maken.
-
Visuele peiling – Maak een visuele peiling om een overzicht te krijgen van de gespreksonderwerpen. Een visuele peiling kan zo eenvoudig zijn als het maken van een grote grafiek waarop iedereen kan schrijven om aan te geven in welke onderwerpen ze het meest geïnteresseerd zijn. Dit kan worden gebruikt als startpunt voor een discussie over een onderwerp.
Conclusie
Visuele vergaderingen kunnen boeiender, efficiënter en effectiever zijn. Visuele vergaderingen kunnen nuttig zijn voor het brainstormen over creatieve oplossingen voor een probleem, het plannen van agenda's, het verzamelen van teamfeedback en het ontwikkelen van actieplannen. Visuele vergaderingen kunnen teams helpen beter te communiceren en samen te werken, wat kan leiden tot betere resultaten, lagere kosten en een betere teammoraal.